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Tutti quanti possono automatizzare. La grande varietà di strumenti disponibili oggi sul mercato significa che tu non debba essere un genio o avere un budget spropositato per automatizzare pochi task che servono al tuo business. Quello che in realtà serve – se vuoi davvero ottenere dei benefici rilevanti dall’automazione – è una solida strategia. Nel mondo odierno, l’automazione è un “need-to-have”, non un “nice-to-have” . Di seguito potrai leggere di cosa hai bisogno per creare e far crescere una forza lavoro digitale di successo grazie alla RPA – Robotic Process Automation.
Che cos’è una forza lavoro digitale?
Con forza lavoro digitale ci si riferisce all’insieme di soluzioni software di automazione che supportano e valorizzano il lavoro dei dipendenti. Questi robot software possono essere impostati in pochi minuti e possono performare qualsiasi azione ripetitiva che dovrebbe essere eseguita da un umano. In alcuni casi, si può anche gestire un intero processo di lavoro, lasciando la possibilità ai dipendenti di sfruttare meglio il proprio tempo, concentrandosi su attività più strategiche e a valore aggiunto. Ad esempio in un call-center, il miglior servizio clienti è quello erogato da esseri umani. Tuttavia, i gruppi di lavoro nei call center spesso fanno fatica ad accedere velocemente ai dati dei clienti o ad aggiornare le informazioni in diretta. Utilizzare robot di automazione per questa tipologia di compiti, aiuterebbe il team nel loro lavoro.
Una forza lavoro digitale, secondo la definizione fornita nelle righe precedenti, può essere grande o piccola. È davvero scalabile sui reali bisogno del tuo business. Quindi cosa la rende capace di adattarsi così velocemente?
La scalabilità deriva da una combinazione di soluzioni di automazione flessibili e best practice di automazione.
Porre le basi dell’automazione
Costruire una corretta forza lavoro digitale richiede il giusto software, il giusto gruppo di persone, e la giusta predisposizione.
Le soluzioni di RPA – Robotic Process Automation rendono possibile partire da una piccola automazione, come generare un report quotidiano per un singolo utente, e crescere progressivamente fino a coinvolgere complessi processi di business (senza costi aggiuntivi).
Certamente, man mano che i bisogni di automazione crescono, non si vuole arrivare a dover sostituire il software o scrivere script aggiuntivi.
Scegliendo la giusta soluzione, sarai in grado di aggiungere più robot – in altre parole più macchine fisiche o virtuali – ogni volta che ne avrai bisogno. I nuovi robot dovrebbero essere facilmente installati e configurati. Potresti anche avere bisogno di alcune funzioni più di stampo enterprise per garantire un’automazione su larga scala. Queste includono funzionalità di sicurezza ed audit, analisi dettagliate e dashboard, e automazioni lato cloud.
Un altro passo è assicurarsi di avere le giuste persone. Molto probabilmente inizierai con una sola oppure un piccolo team coinvolto nell’automazione iniziale. Questo gruppo deve conoscere bene il software di automazione utilizzato e promuoverne la diffusione e l’adozione dello stesso all’interno dell’azienda. Più persone all’interno dell’azienda prevedono e condividono le potenzialità dell’automazione per il business, più sarà facile dimensionare la tua forza lavoro digitale. I così detti “evangelizzatori” sono coloro che trovano nuove opportunità di automazione nei diversi dipartimenti dell’azienda e diventano dei veri “eroi” in caso di successo (promuovendo progetti che riducono drasticamente lo spreco di risorse e di denaro).
L’approccio giusto è strategico e allo stesso tempo tattico. È inoltre necessario un qualche tipo di sistema di governance. La nostra raccomandazione è di istituire una sorta di “comitato direttivo dell’automazione”, che stabilisca priorità e linee guida. Allo stesso tempo è importante non avere troppi ostacoli all’automazione dei processi. La caratteristica forse più importante della RPA è che sia facile da usare per chiunque ed abbastanza flessibile da adattarsi ad ogni reparto. Se il reparto IT sarà principalmente coinvolto nell’implementazione iniziale e coinvolto nel governo del sw, gli altri utenti di business dovrebbero poter costruire e regolare i flussi di lavoro sulla base delle proprie esigenze.
A volte i progetti di automazione sono frenati dal timore che una forza lavoro digitale in espansione significhi una contrazione della forza lavoro in carne ed ossa. Ma è una preoccupazione infondata: i robot non sono qui per rubarvi il lavoro! La RPA – Robotic Process Automation offre migliori opportunità ai dipendenti facendosi carico di compiti noiosi, manuali, e liberando tempo per compiti strategici che aggiungono valore al business.
Identificare le opportunità di automazione
Se stai acquistando una soluzione di automazione, probabilmente hai già un’idea del processo che desidereresti semplificare per primo. Se stai facendo fatica a convincere il tuo management del bisogno di una soluzione di RPA – Robot Process Automation all’interno della tua azienda, l’ideale è partire da un processo “quick-win”: automatizzire pochi task ad alto volume che consentono di risparmiare parecchie ore al giorno.
A partire da qui, potrai prendere una serie di decisioni sul modo migliore di fare escalation. Ti dovresti concentrare su dove l’automazione può fare davvero la differenza. Cosa sta occupando la maggior parte del tempo al gruppo di lavoro? Cosa ti piacerebbe migliorare di più?
Pensa fuori dagli schemi. Ogni dipartimento di solito si preoccupa solo delle proprie attività, ma le migliori opportunità di automazione potrebbero riguardare più reparti o sedi. Alle volte è utile avere persone e software che lavorano all’unisono, come nel precedente esempio sul call center, ma non abbiate paura ad automatizzare anche un processo end-to-end dove possibile. L’obiettivo è di separare i lavori noiosi, delegati ai robot software, da quelli che richiedono un intervento umano.
Sii strategico
La RPA – Robotic Process Automation rende veloce e facile aggiungere più robot ed automatizzare più processi. Ma assicurati sempre di ottenere il miglior ROI possibile. Alcuni suggerimenti per mantenere strategica la crescita sono:
- Creare modelli di automazione riutilizzabili e documentazione di processo;
- Non lasciare che i robot commettano le stesse inefficienze dei lavoratori – ottimizza i flussi di lavoro prima di automatizzare!
- Assicurati di controllare regolarmente se ciascun flusso di lavoro sia necessario e ottimizzato.
I benefici della forza lavoro digitale
I robot software sono efficienti ed accurati. Non prendono giorni ferie o di malattia, ma soprattutto non si annoiano. Ridimensionare la forza lavoro digitale non significa dover assumere e formare nuovi dipendenti, ma consentire a quelli presenti di intraprendere progetti più utili e più gratificanti.
Al centro di ogni strategia di automazione c’è una piattaforma di automazione scalabile. Scopri come Automate di Helpsystems può aiutarti a costruire e far crescere la tua forza lavoro digitale.
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