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Sei alla ricerca di un modo sicuro per condividere i file all’interno del tuo gruppo di lavoro? Oggigiorno ci sono numerosi tool che hanno questa funzione; alcuni sono on-premise mentre altri in cloud: non dovrebbe essere difficile trovare la soluzione adatta alle tue specifiche esigenze aziendali. Il punto è: stai usando la soluzione davvero giusta per te?
Quando si pensa ad un trasferimento di file ad-hoc, la prima opzione che viene spesso in mente è DropBox. Una veloce ricerca su Google ti restituirebbe che DropBox è una valida opzione per trasferire file all’interno di un gruppo di lavoro, inoltre se tu hai già avuto modo di usarlo per motivi personali, potresti a buon diritto pensare che i servizi della versione “Dropbox Business” rispondono alle tue esigenze aziendali.
Ma hai mai pensato che magari esiste là fuori una soluzione migliore di MFT – Managed File Transfer, realizzata apposta per il business? La risposta è sì, continua la lettura di questo articolo per scoprire quale!
Che cosa vuol dire MFT – Managed File Transfer
Con MFT – Managed File Transfer si intendono quella categoria di software in grado di proteggere, semplificare ed ottimizzare il trasferimento dei file con il tuo team, clienti, partner e fornitori. Per alcune soluzioni, come GoAnywhere di Helpsystems, l’obiettivo non è solo quello di trasferire in modo sicuro i file tramite i protocolli di settore (ad es. SFTP, FTPS, HTTPS). È in grado infatti anche di automatizzare i flussi di lavoro, tracciare e controllare le attività e collaborare internamente su progetti mission-critical attraverso un’unica interfaccia centralizzata.
Solitamente, le soluzioni di Managed File Transfer sono più versatili delle soluzioni di file sharing in cloud come DropBox, ma per entrambe sono necessarie delle considerazioni. Di seguito riportiamo alcuni suggerimenti per valutare quale delle due soluzioni soddisferà meglio le tue esigenze aziendali di trasferimento e condivisione dei file.
Quando scegliere DropBox Vs quando scegliere MFT
Scegli DropBox se…
Ti serve uno strumento gratuito e a basso costo con cui occasionalmente condividere i file.
DropBox infatti consente alle Aziende di collaborare sui documenti e restringere la consultazione di certe cartelle a determinati utenti. Un account personale può essere gratuito, mentre un account di “Dropbox Business” può costare tra i $12-$20+ al mese per user. Dropbox è accessibile tramite un browser protetto da una connessione HTTPS, i file “non in movimento” sono crittografati con crittografia AES a 256 bit, gli utenti non possono vedere le cartelle se non hanno ricevuto l’autorizzazione dall’Amministratore, infine le azioni relative alle cartelle condivise possono essere limitate a seconda delle specifiche necessità (gli utenti “possono visualizzare” o “possono modificare”). Eventuali cambiamenti possono essere fatti direttamente sui documenti sfruttando Word Online e la condivisione è solo un URL o un invito.
Ma ci sono dei limiti su ciò che un servizio come DropBox può offrire. Un URL può essere condiviso con la persona sbagliata, consentendogli l’accesso ai tuoi file e a cartelle sensibili, e i file possono essere scaricati e condivisi “offline”. A meno che tu non abbia un Account Business, gli account di base hanno delle funzionalità limitate in termini di controllo e monitoraggio.
Infine DropBox è un fornitore terzi parti che archivia i file nel cloud. Negli anni precedenti, hanno accidentalmente cancellato alcuni file degli utenti (anche se ora, per ogni eventualità, mantengono versioni precedenti dei file per 120 giorni, ma ciò significa che non si ha veramente il controllo quando i file vengono eliminati…) e hanno sofferto di una vulnerabilità che ha indicizzato pubblicamente i file in Google. In aggiunta, secondo quanto dichiarato da Malware Fox “DropBox e le sue applicazioni non sono in grado di distinguere tra file ransomware crittografati e documenti reali”. Pertanto, se state lavorando con dati sensibili, una soluzione di trasferimento e condivisione dei file che rimane nella vostra rete interna e che controllate al 100%, potrebbe essere ciò di cui hai bisogno per evitare rischi di sicurezza informatica ed errori degli utenti.
Scegli MFT se…
Se ti serve una soluzione affidabile e versatile adatta a tutte le tue necessità di trasferimento e condivisione dei file.
Una soluzione di MFT come GoAnywhere di Helpsystems offre una serie di opzioni studiate per rispondere al meglio alle tue esigenze aziendali. Con GoAnywhere è possibile utilizzare diverse funzionalità (analizzate nei paragrafi successivi) accessibili da un client Web.
Collaborazione garantita con il tuo team e i tuoi partner usando GoDrive, una soluzione Enterprise di sincronizzazione e condivisione dei documenti. Questa alternativa a DropBox può essere usata on-premise o in cloud. Ti consente di tenere traccia delle revisioni, dei commenti, visualizzare nel browser contenuti multimediali, crittografare i dati “a riposo”, sincronizzarli con il desktop e condividere i file su più piattaforme, compresi tablet dispositivi mobili. GoDrive traccia ogni volta che un file viene caricato, scaricato, modificato, condiviso, commentato ed eliminato. Inoltre soddisfa qualsiasi requisito di conformità che si possa avere, mantenendo i file all’interno della propria rete.
Invia messaggi ad hoc contenenti file di grandi dimensioni o dati sensibili con Secure Mail.
Questa funzione include un plug-in di Microsoft Outlook per l’invio di file ad altri in modo semplice e sicuro tramite collegamenti HTTPS crittografati. È possibile inviare più file alla volta, controllare i download e gli accessi massimi, impostare le date di scadenza, visualizzare gli audit trail e consentire al destinatario di rispondere in modo sicuro senza che sia necessario impostare prima un profilo. I pacchetti, se necessario, possono essere richiamati.
Condividi i file in cartelle di rete accessibili via Web con Secure Folders. Puoi accedere alle cartelle della tua rete ovunque ti trovi, purché tu sia autorizzato ed abbia a disposizione una connessione internet. I file possono essere trasferiti rapidamente tra desktop e rete interna tramite una connessione HTTPS protetta. I controlli granulari consentono all’ amministratore di specificare quale tipo di autorizzazione ha un utente per ogni cartella (tra cui upload, download, eliminazione, nome, ecc.), mentre gli audit trail dettagliati e i report aiutano l’Azienda a mantenere i requisiti di compliance.La soluzione di reverse proxy di GoAnywhere, GoAnywhere Gateway, soddisfa i requisiti normativi anche tenendo chiuse le porte sull’esterno e i dati scambiati con le terze parti fuori dalla DMZ.
La soluzione all-in-one GoAnywhere MFT è anche in grado di automatizzare il trasferimento dei file, la connettività, la conversione dei dati, la generazione di report e le esigenze di integrazione con il cloud. A seconda dei processi e dei requisiti specifici della tua Azienda, la giusta soluzione di MFT può risolvere in una sola volta diverse criticità.
Qual è l’alternativa migliore?
Una soluzione di MFT è in grado di fornire il meglio di entrambi i mondi – file sharing e secure file transfer – ma se scegliere DropBox o una soluzione di MFT ad hoc dipende soprattutto dalle tue attuali esigenze aziendali. Se solo occasionalmente hai bisogno di collaborare su progetti che non sono sensibili e se non ti preoccupa avere i file in un ambiente cloud controllato da un fornitore di terze parti, allora un account Dropbox Business o anche uno base gratuito potrebbe andarti bene. Ovviamente l’account Business ha più opzioni, quindi, se il costo mensile della licenza è sostenibile, puoi tranquillamente usarlo per il tuo lavoro. Tuttavia un software di Managed File Transfer offre alle Aziende di tutte le dimensioni un valore aggiunto. Se a livello aziendale devi considerare la conformità ai Regolamenti (tra cui FISMA, HIPAA, PCI DSS o GDPR), l’automazione dei flussi di lavoro, audit dei log completi, o se scambi un grande volume di file al giorno, una soluzione come GoAnywhere fa al caso tuo, semplificando i processi, riducendo il lavoro manuale, proteggendo i tuoi file all’interno e all’esterno della tua rete privata e molto altro ancora.Se non ti sei ancora dotato di una soluzione di MFT per il trasferimento dei file, o stai usando tool PC legacy, script o FTP, allora dovresti prenderla in considerazione!
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