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Sembra quasi che ogni giorno ci sia un nuovo tipo di tecnologia pensata per automatizzare le azioni manuali. Non è difficile da comprendere quali siano i vantaggi legati a delegare ad un software di automazione i lavori più noiosi. Risparmi tempo, denaro e un sacco di grattacapi. E’ però più difficile comprendere quali opzioni di automazione hai a tua disposizione. Con così tanti strumenti di automazione presenti sul mercato, quali sono quelli più adatti alle esigenze della tua Azienda?
Due dei termini che sentirai ripetere più spesso sono Business Process Automation (BPA) e Job Scheduling. Questo articolo si propone di chiarire somiglianze e differenze tra le due opzioni ed aiutarti a prendere la decisione più adatta per il tuo business.
Che cos’è il Job Scheduling?
Chiunque nel settore IT ha probabilmente avuto a che fare con uno schedulatore di job. La pratica di Job Scheduling – conosciuta anche come batch job scheduling o batch processing – è nota da decenni. Gli schedulatori di job sono nati come tool per eseguire task o job batch dopo ore o per liberare gli operatori IT dai lavori di manutenzione ordinaria. Solitamente gestiscono attività quali aggiornamenti di database e trasferimento dei file.
Ma l’attuale orizzonte del job scheduling è molto più vasto di quello che è stato in passato, con gli schedulatori che vanno da molto semplici a complessi. Alcuni infatti sono semplici strumenti costruiti all’interno dei sistemi, come cron o Windows task scheduler. Invece altri schedulatori di livello enterprise, comunemente ricondotti alla workload automation o automazione dei carichi di lavoro, sono in grado potenziare l’automazione in tutta la tua impresa. Essi infatti possono interfacciarsi con ogni applicazione ed ogni processo automatico nella tua Azienda, automatizzando i flussi di lavoro da una postazione centrale. Questa tipologia di schedulatori solitamente hanno caratteristiche quali:
- Schedulazione Event-driven – I task possono essere configurati per essere eseguiti in risposta, o come parte di una sequenza di altre attività. Lo schedulatore può persino verificare le risorse richieste prima di iniziare il lavoro.
- Previsioni – Lo schedulatore può prevedere il tempo di esecuzione di un lavoro ed identificare eventuali lacune nel processo.
- Notifiche – gli schedulatori di tipo enterprise forniscono agli operatori notifiche sui job in tempo reale ed automatiche via SMS o email.
- Sicurezza role-based e auditing – assicura che tutti abbiamo accesso al solo job schedulato di cui hanno bisogno e genera report dettagliati di conformità.
Che cos’è la BPA – Business Process Automation?
Con la definizione “Automazione dei Processi di Business” o “Business Process Automation” ci si riferisce ad un ampio spettro di soluzioni software. La logica di base che accomuna gli strumenti di BPA è che essi sono finalizzati al raggiungimento degli obiettivi di business e non sono limitati al solo reparto IT. Gartner definisce la BPA come “l’automazione di complesse funzioni e processi di business che va al di là della tradizionale manipolazione di dati e report delle attività fatte, solitamente attraverso l’utilizzo di tecnologie sofisticate. La BPA si concentra sul “mandare avanti il business” e non “rendicontare il business” e spesso si occupa di processi centrali critici”.
Le tecnologie all’avanguardia utilizzate possono includere la RPA – Robotic Process Automation in grado di manipolare la GUI di qualsiasi applicazione business. Altre soluzioni di BPA invece vanno al di là della semplice Robotic Process Automation e si integrano con i processi di backend. Come gli schedulatori di livello enterprise, gli strumenti top di BPA includono l’abilitazione al DevOps, conformità agli SLA e funzionalità di sicurezza.
In conclusione le soluzioni di Business Process Automation sono quelle in grado di automatizzare e rendere più efficienti qualsiasi processo in qualsiasi reparto della tua Azienda.
Job Scheduling come punto di partenza
Uno schedulatore di job dovrebbe essere il nucleo delle tue automazioni. La tua Azienda probabilmente ha già una serie di soluzioni di automazione, dall’RPA a script personalizzati. Uno schedulatore di job di tipo enterprise presiederebbe in cima a tutte queste componenti orchestrando in modo fluido i flussi di lavoro.
Parti quindi da un job importante che coinvolge l’intera azienda, schedulato da un robusto strumento di automazione del lavoro e parti da lì per automatizzare gli altri processi aziendali. Ad esempio un’azienda di tipo retail dovrebbe iniziare con l’automazione di un job che estrae le informazioni di vendita e di inventario da ogni punto vendita ogni notte e lo inserisce nel sistema di ERP centrale. Progressivamente gli altri processi che ruotano intorno all’Azienda potranno essere automatizzati con un software di BPA, inclusi l’elaborazione dei resi, l’emissione dei premi fedeltà, la creazione di cartellonistica per i punti vendita e molto altro. Le possibilità sono infinite, e lo strumento di job scheduling di partenza continuerà a gestire l’intera pianificazione del lavoro.
Job scheduling a livello enterprise e centro di automazione di eccellenza
Oggigiorno, la maggior parte dei professionisti IT sono consapevoli dei benefici derivanti dall’automazione, ma implementare un software di automazione richiede strategia e pianificazione. Recentemente, il modello “COE – Center of Excellence” ovvero il centro di automazione di eccellenza sta emergendo come formula di successo per massimizzare il ROI nei progetti di automazione.
Un centro di automazione di eccellenza vede coinvolte persone, processi e tecnologie in grado di massimizzare i benefici dell’automazione. Un centro COE centralizza tutti i tipi di automazione presenti all’interno di un’Azienda, dalla schedulazione dei job alla Business Process Automation. È quindi fondamentale capire da quali processi partire all’interno del progetto di automazione, calarlo e monitorarlo all’interno dell’Azienda e verificarne i risultati, sia nel breve ma soprattutto nel lungo termine.
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