Tutti nel settore bancario, anche nelle banche più piccole o e nelle cooperative di credito, hanno sentito parlare almeno una volta di RPA – Robotic Process Automation. A prima vista, l’automazione sembra un’impresa enorme, che solleva molte domande, tra le quali:
- L’RPA è adatta anche a piccole banche o cooperative di credito?
- Cosa dovremmo automatizzare?
- Da dove dovremmo partire?
- Come tuteliamo il lavoro dei dipendenti?
Potresti provare ad automatizzare tutto in una volta, ma automatizzare ogni processo non è la strategia vincente. Iniziare in piccolo significa invece scegliere oculatamente i task e i processi giusti da automatizzare. In questo modo potrai controllare passo dopo passo i processi in essere, evitando di automatizzarne uno magari diventato obsoleto.
Invece di essere sopraffatto da mille opzioni, inizia in piccolo, con alcuni processi mirati che ti daranno un rapido ritorno sull’investimento. Cercare di affrontare l’automazione di tutti i processi contemporaneamente senza una chiara direzione, porta ad un processo di RPA fallimentare. Iniziare in piccolo aiuterà a dimostrare il reale valore della soluzione di RPA, dimostrando ai dipendenti che l’RPA è un alleato più che una minaccia ed è in grado di assicurarti vittorie importanti:
- Ti mantiene competitivo aumentando la sicurezza (meno persone gestiscono dati sensibili), riducendo il tempo speso per attività manuali ripetitive ed eliminando gli errori.
- Inoltre, se i tuoi dipendenti non sono impegnati in lavori manuali noiosi e ripetitivi, possono concentrarsi sui clienti – ed è per questo che i clienti si rivolgono a piccole banche e cooperative di credito, proprio per parlare ad un umano e sentirsi come se non fossero solo un numero.
Contenuti
Automazione dell’Audit Report
Ogni banca, indipendentemente dalle dimensioni, deve conformarsi a varie normative e essere sottoposta a verifica. Uno dei primi processi da automatizzare potrebbe proprio riguardare l’automazione dei report di Audit. Grazie ad un software di RPA è possibile creare task per controlli BSA / AML, revisioni di transazioni ACH, verifiche di conformità di prestito e deposito e altri processi chiave, tra cui:
- Onboarding degli utenti;
- Audit di sicurezza;
- Audit degli utenti scaduti;
- Audit degli utenti inattivi;
- Audit degli event log;
- Generazione dei report di conformità.
Sebbene questi report siano essenziali, può essere facile dimenticare di eseguirli quando sono da fare manualmente. Nessuno vuole essere colto in flagrante da un Auditor.
Il tuo primo traguardo è determinato dal risparmio di tempo e dalla sicurezza di avere sempre report di audit pronti, che puoi anche schedulare a calendario, senza più bisogno dell’intervento umano.
Automazione dell’Helpdesk e del Service Desk Automation
Ogni Banca ha un helpdesk o un service desk per risolvere i problemi di IT. E anche se non automatizzassimo tutti i ticket, automatizzarne solo alcuni che hanno una soluzione prevedibile ridurrebbe di molto il volume delle richieste di supporto ricevute e risolverebbe i problemi molto più velocemente. Ad esempio:
- Reset delle password;
- Installazione update e patch;
- Ripartenza dei server.
In aggiunta, è possibile automatizzare anche i processi che verificano se l’e-mail funziona, che Internet sia attivo e quelli che identificano i rallentamenti delle applicazioni. Se queste attività vengono eseguite regolarmente, è possibile trovare i problemi e risolverli prima che qualcuno contatti l’help desk.
Processo di bilanciamento giornaliero manuale
L’uso migliore di un software di RPA riguarda l’automazione di processi ripetitivi, come i processi di bilanciamento quotidiano. Quando devi eseguire processi specifici più volte al giorno o alla settimana e devi attendere il completamento di un’attività prima di passare allo step successivo, hai individuato un ottimo processo da automatizzare.
Ad esempio, supponiamo di dover accedere a un sito Web ogni 3 ore, estrarre i totali da una pagina, scaricare un file dal sito Web, caricare il file in una cartella di rete, elaborare e generare un report, quindi confrontare la pagina Web ed assicurati che i numeri corrispondano. È possibile eliminare tutti questi i passaggi manuali automatizzando il processo ed impostando le varie attività da eseguire all’interno della routine del software di RPA.
Miglioramento dei processi con RPA
Un software di RPA non solo alleggerisce il lavoro manuale, ma può migliorare i processi, utilizzando un’API per connettersi direttamente ad un data source, cosa che gli umani non possono fare. Ad un esempio, un nostro Cliente doveva estrarre dati da pagine https ogni giorno per stabilire il valore di partenza dei prestiti e ha scritto il proprio script per farlo. Tale script era inaffidabile e il team IT spesso doveva terminare il processo manualmente senza nessun controllo degli errori. Grazie ad una prova gratuita di un software di RPA, in meno di 5 minuti è stato creato un task che sostituisse lo script manuale. Grazie a questo successo, si sono resi conto che potevano migliorare anche altri processi all’interno dell’azienda, il che ha dato loro lo slancio per continuare ad affrontare il percorso di automazione.
Come identificare i processi da automatizzare
I tre processi sopra menzionati sono un ottimo punto di partenza RPA nel settore bancario. Quando è il momento di estendere il perimetro del progetto di Automazione, vi consigliamo di prendere in considerazione i seguenti fattori:
- Risparmio di tempo: quanto tempo riesce a risparmiare il tuo team non eseguendo questa attività manualmente?
- Criticità: quanto è critico questo processo per il business? Automatizzandolo, risparmierai tempo e vedrai una crescita dei ricavi?
- Errori: qual è il potenziale errore umano per questo processo? Che impatto ha tale errore sul business?
- Sforzo: ci vuole più sforzo ad automatizzare il task piuttosto che eseguire semplicemente l’operazione?
- Urgenza: quanto tempo è necessario per impostare questa attività automatica per ottenerne i relativi vantaggi?
- Durata: riuscirai a riutilizzare questa automazione? Continuerà a creare vantaggi per il business?
Iniziare in piccolo con un progetto di RPA nel settore bancario significa fare in modo che le persone facciano ciò che solo le persone possono fare e i robot software invece si concentrino su ciò che nessuno vuole fare (e ciò su cui in genere è facile commettere errori). Inizia ad impostare alcuni processi per aiutare il tuo team ad abituarsi alla “convivenza” con i software di RPA. Questo aiuterà ad identificare l’automazione come un aiuto per il personale, piuttosto che una minaccia per il proprio lavoro, e supporterà il business nell’ottenere risultati in tempi veloci.
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